Si está buscando un software de gestión de Pymes , encontrará rápidamente que la elección es amplia.
¿Cómo elegimos el que se adapte a nuestras necesidades?
Para seleccionar un software que le dé control sobre lo que es importante para usted, adaptándose a sus procesos, se recomienda que utilice un método claro. Los siguientes ocho pasos lo ayudarán a evitar errores y a tomar la decisión correcta:
1. Defina sus necesidades
Este paso es fundamental. Tómese el tiempo para hablar con todos los involucrados en la gestión de proyectos dentro de su organización, a fin de conocer y comprender las formas de hacer las cosas y los procesos. Esta reflexión te permitirá comprobar que la metodología es uniforme dentro de la organización. Antes de continuar, también es útil comparar nuestros métodos con los estándares del Project Management Institute (PMI).
2. Cree una especificación
¿Qué herramientas y funciones debería ofrecer el software de gestión de proyectos para satisfacer sus necesidades? Establecer una especificación le ayudará a elegir entre las soluciones ofrecidas, sabiendo que ninguna solución es perfecta. Tómese el tiempo para categorizar sus necesidades de acuerdo con la siguiente escala: esencial (E), importante (I) y deseable (S). Por lo tanto, podrá elegir entre varias soluciones con funcionalidad desigual.
3. Seleccione una pequeña cantidad de proveedores
De su investigación, seleccione tres o cuatro proveedores de software de gestión. Brinde ventaja a quienes tienen oficinas cerca o en su zona horaria, para que tenga un acceso más fácil al soporte técnico.
4. Solicite a los proveedores que respondan a sus especificaciones.
Comuníquese con los proveedores seleccionados y pídales que llenen sus especificaciones, para que puedan evaluar su solución de acuerdo a sus necesidades y compararla con otras. Establezca un plazo breve para la devolución de las respuestas, idealmente un mes después.
5. Solicite una demostración
Después de una selección inicial, pida una demostración a los dos o tres proveedores elegidos.
6. Solicite una prueba gratuita
Para asegurarse de que disfruta trabajando con la interfaz y que se adapta a su forma de trabajar, solicite poder evaluar el software durante 30 días.
7. Solicite referencias
Al igual que con la contratación de un empleado, es importante verificar el software y las referencias de los proveedores. Solicite al menos tres referencias de empresas que utilizan el software. Compruebe su satisfacción con el software y el servicio postventa, incluido el soporte técnico.
8. Haz tu elección
Una vez que haya elegido un proveedor, tómese el tiempo para negociar la tarifa y los términos del contrato. Infórmese sobre el plano del sitio, de modo que pueda estimar el tiempo y los recursos que necesitará dedicarle.
¿El software te permitirá evolucionar?
A medida que avanza en la evaluación, recuerde que sus necesidades pueden cambiar con el tiempo. Por tanto, es útil intentar evaluar la capacidad de evolución del software y de su proveedor. Es posible que una solución demasiado rígida o que parezca no haber evolucionado durante mucho tiempo no pueda adaptarse a sus necesidades cambiantes.
Claramente, el software de gestión debería ahorrarle tiempo al organizar de manera eficiente su actividad, sus citas y las de los empleados. Debe ser fácil de usar, intuitivo, con una buena ergonomía y adaptarse tanto a su negocio como a sus necesidades.